Ochrona danych osobowych jest dla Grupy BNP Paribas niezwykle istotna. W związku z tym, w ramach Polityki Prywatności Grupy BNP Paribas, dostępnej na głównej stronie BNP Paribas, przyjęliśmy surowe zasady, mające na celu zapewnienie takiej ochrony.

Niniejsza Informacja o przetwarzaniu danych osobowych zawiera przejrzyste i szczegółowe informacje na temat ochrony danych osobowych, które spółka z grupy BNP Paribas, do której Pan/Pani aplikuje, przetwarza jako rekruter („my”/„nas") w ramach naszych procesów aplikacyjnych i rekrutacyjnych. Ilekroć w niniejszej Informacji o ochronie danych osobowych mowa jest o administratorze danych, należy przez to rozumieć spółkę wskazaną w treści ogłoszenia o pracę, którego dotyczy aplikacja.

Niniejsza Informacja o przetwarzaniu danych osobowych ma zastosowanie do wszystkich kandydatów, którzy bezpośrednio lub pośrednio odpowiedzieli na ofertę pracy za pośrednictwem strony internetowej BWELCOME (umowa na czas nieokreślony, umowa na czas określony, staż/praktyka, międzynarodowy program wolontariatu, praca wakacyjna, program praktyk, program dla absolwentów, praca wakacyjna/letnia) Grupy BNP PARIBAS („Pan/Pani").

Jako administrator danych jesteśmy odpowiedzialni za gromadzenie i przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych w związku z naszą działalnością, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Niniejsza Informacja o przetwarzaniu danych osobowych informuje o tym, jakie dane osobowe gromadzimy na Pana/Pani temat, dlaczego je wykorzystujemy i udostępniamy, jak długo je przechowujemy, jakie prawa Panu/Pani przysługują i jak może Pan/Pani z nich skorzystać.

W razie potrzeby niniejsza Informacja o przetwarzaniu danych osobowych może zostać uzupełniona o inne dokumenty obowiązujące na poziomie lokalnym w celu określenia pewnych operacji przetwarzania lub w celu spełnienia wymogów prawnych obowiązujących w kraju, w którym Pan/Pani mieszka i/lub aplikuje.

Na końcu Informacji o przetwarzaniu danych osobowych Kandydatów (niniejszego dokumentu) może Pan/Pani znaleźć wszystkie dane kontaktowe odpowiednich spółek Grupy BNP Paribas.

JAKIE DANE OSOBOWE NA PANA/PANI TEMAT GROMADZIMY I WYKORZYSTUJEMY?

Gromadzimy następujące kategorie danych osobowych (tj. wszelkie informacje, na podstawie których można Pana/Panią zidentyfikować), pozyskując je bezpośrednio od Pana/Pani, jeśli ubiega się Pan/Pani o pracę w Grupie BNP Paribas lub od stron trzecich, takich jak agencje rekrutacyjne, portale z ofertami pracy lub portale społecznościowe, w zakresie niezbędnym do celów opisanych w rozdziale 3.

W zależności od charakteru planowanego stosunku pracy, danego stanowiska i etapu rekrutacji możemy przetwarzać różne rodzaje danych osobowych, w tym:

Pana/Pani dane identyfikacyjne i osobowe (np. imię i nazwisko, numer identyfikacyjny lub, w przypadku jego braku, dane z dowodu osobistego lub paszportu, obywatelstwo lub, jeśli mają zastosowanie szczególne przepisy, narodowość, data urodzenia, a także, jeśli jest to konieczne do korzystania z niektórych praw, informacje o płci, sytuacji rodzinnej (np. stan cywilny, osoby pozostające na utrzymaniu i data ich urodzenia), niepełnosprawności oraz, za dodatkową zgodą i w razie potrzeby, fotografie, nagrania wideo);
prywatne i służbowe dane kontaktowe (np. adres korespondencyjny i adres e-mail, numer telefonu, dane osoby do kontaktu w nagłych wypadkach);
numer ubezpieczenia społecznego/numer ubezpieczenia krajowego/numer identyfikacyjny;
informacje o wykształceniu i ścieżce kariery (np. poziom wykształcenia, CV, kwalifikacje zawodowe, list motywacyjny, rozmowa kwalifikacyjna);
informacje przekazane nam przez Pana/Panią na poparcie swojej kandydatury: (np. deklaracje, odpowiedzi na pytania zawarte w kwestionariuszach, badanie satysfakcji, rozmowy kwalifikacyjne, chaty online itp.);
informacje uzyskane z Pana/Pani odpowiedzi na różne narzędzia wykorzystywane w procesie rekrutacji (np. testy lub kwestionariusze osobowości itp.);
informacje o zatrudnieniu i dane związane z poprzednim doświadczeniem zawodowym;
informacje ekonomiczne i finansowe: (np. oczekiwania płacowe, informacje niezbędne do zarządzania listą płac oraz, w zależności od sytuacji, szczegóły dotyczące rachunków bankowych, podatków, rent, emerytur i świadczeń);
informacje dotyczące Pana/Pani pozwolenia na pracę (np. status rezydenta i status imigracyjny);
zapis obrazu i dźwięku (np. nadzór wideo przy użyciu CCTV [Closed Circuit TeleVision], za dodatkową zgodą i w razie potrzeby również profesjonalne nagrania wideo i zdjęcia, rozmowy telefoniczne i wideo, rozmowy i komunikacja elektroniczna);
dane z sieci społecznościowych, jeśli są publiczne i dozwolone przez Warunki korzystania z sieci społecznościowych oraz jeśli informacje są ściśle związane z doświadczeniem zawodowym oraz wykształceniem i zostały przekazane dobrowolnie. Poniższe dane wrażliwe możemy gromadzić i wykorzystywać wyłącznie w sytuacji, gdy jest to wymagane prawem lub jeśli Pan/Pani wyraził(a) na to zgodę:

dane biometryczne i genetyczne (np. odciski palców, wzorzec głosu, wzorzec twarzy, które mogą być wykorzystywane do celów identyfikacji i bezpieczeństwa);
dane dotyczące zdrowia związane z potrzebą dostosowania stanowiska pracy;
informacje o wyrokach skazujących w postępowaniu karnym i dane dotyczące wykroczeń (np. na potrzeby śledztwa lub w celu weryfikacji statusu wyroku skazującego).

Nie gromadzimy ani nie przetwarzamy danych osobowych dotyczących pochodzenia etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub filozoficznych ani danych dotyczących orientacji seksualnej, chyba że jest to wymagane przez prawo lub zostało przez Pana/Panią podane do wiadomości publicznej i jest niezbędne do celów, dla których mają być wykorzystane.

KOGO DOTYCZY NINIEJSZA INFORMACJA I OD KOGO ZBIERAMY DANE OSOBOWE?

Niniejsza informacja jest skierowana do wszystkich kandydatów, jak to określono powyżej, oraz do osób udzielających Panu/Pani referencji (byłego pracodawcy, nauczyciela, itp.), których dane kontaktowe zostały nam przez Pana/Panią udostępnione.

Możemy w niektórych przypadkach pozyskiwać Pana/Pani dane osobowe od innych stron trzecich, w razie potrzeby na podstawie Pana/Pani odrębnej zgody, na przykład:

Innych podmiotów Grupy BNP Paribas;
Agencji rekrutacyjnych;
Szkół, organów administracyjnych;
Byłych pracodawców;
Mediów społecznościowych, jeśli takie informacje są ściśle związane z doświadczeniem zawodowym i wykształceniem, i zostały podane dobrowolnie.

W przypadku, w którym przekazuje nam Pan/Pani dane osobowe takich stron trzecich, należy pamiętać o poinformowaniu ich, że przetwarzamy ich dane osobowe oraz udostępnić im niniejszą Informację o przetwarzaniu danych osobowych.

DLACZEGO I NA JAKIEJ PODSTAWIE WYKORZYSTUJEMY PANA/PANI DANE OSOBOWE?

a. Aby wypełnić nasze zobowiązania regulacyjne

Jako instytucja finansowa i rekruter wykorzystujemy Pana/Pani dane osobowe w celu spełnienia różnych obowiązków regulacyjnych takich jak:

weryfikacja elementów niezbędnych do kontroli tożsamości i przeprowadzanie kontroli tożsamości;
wdrożenie systemu obsługi alertów zawodowych;
przestrzeganie przepisów dotyczących sankcji i embarga;
wymiana i przekazywanie informacji lub odpowiedzi na oficjalne wnioski należycie upoważnionych lokalnych lub zagranicznych organów finansowych, podatkowych, administracyjnych, karnych lub sądowych, arbitrów lub mediatorów, organów ścigania, agencji państwowych lub organów publicznych;
utrzymanie bezpieczeństwa sieci i informacji, w tym ochrona Grupy BNP Paribas przed umyślnymi i nieumyślnymi naruszeniami bezpieczeństwa danych.

b. Aby na Pana/Pani prośbę podjąć kroki mające na celu zawarcie z Panem/Panią ewentualnej umowy

Wykorzystujemy Pana/Pani dane osobowe do przeprowadzenia procesu rekrutacji w celu zawarcia i wykonania ewentualnej umowy z Panem/Panią, w tym:

wybór i analiza zgłoszeń rekrutacyjnych oraz umiejętności zawodowych (wstępna selekcja zgłoszeń);
ocena i weryfikacja zdolności, kompetencji, umiejętności zawodowych i zainteresowania objęciem stanowiska, o które się Pan/Pani ubiega (bezpośrednie lub zdalne rozmowy kwalifikacyjne; testy i ewaluacje);
komunikowanie się z Panem/Panią na temat bieżącego procesu rekrutacji i złożonych przez Pana/Panią dokumentów rekrutacyjnych;
wykorzystanie danych zebranych na etapie rekrutacji do celów zarządzania zasobami ludzkimi dla wybranych kandydatów.

c. W celu realizacji naszego prawnie uzasadnionego interesu

Gromadzimy i wykorzystujemy Pana/Pani dane osobowe również w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes:

aby zarządzać wsparciem dla rekrutacji i mobilności poprzez przeprowadzanie testów osobowości, dopasowywanie osobowości i porównywanie Pana/Pani wyników z wynikami standardowymi;
w celu zarządzania naszą platformą umożliwiającą składanie dokumentów rekrutacyjnych;
w celu weryfikacji referencji zawodowych;
w celu wdrożenia systemu obsługi alertów zawodowych;
w celu zarządzania badaniami opinii i sondażami;
do opracowywania zagregowanych statystyk, testów i modeli (np. wdrażanie chatbotów) w celu usprawnienia naszych procesów;
do przeprowadzania analiz danych w celu zbadania, lepszego zrozumienia, ulepszenia i monitorowania naszych procedur rekrutacyjnych;
w celu zapewnienia bezpieczeństwa fizycznego naszych budynków, w szczególności ochrony wideo i zarządzania dostępem do budynków;
w celu zapobiegania oszustwom, łapówkarstwu oraz praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, wykrywania ich i zarządzania nimi w zakresie wykraczającym poza wymogi obowiązującego prawa, ale zgodnie z wewnętrznymi procedurami grupy BNP Paribas;
aby przestrzegać przepisów dotyczących sankcji i embarga w zakresie wykraczającym poza wymogi obowiązującego prawa;
do monitorowania zgodności z naszymi wewnętrznymi politykami i procedurami, w szczególności z naszym kodeksem postępowania. Może to obejmować monitorowanie i nagrywanie rozmów telefonicznych i komunikacji głosowej (w tym VoIP i wideokonferencji), wiadomości e-mail i komunikatorów internetowych (czatów) podczas Pana/Pani interakcji z naszymi pracownikami podlegającymi określonym obowiązkom prawnym i regulacyjnym oraz po uprzednim powiadomieniu o takich nagraniach;
w celu zapewnienia obrony przed roszczeniami prawnymi i w ramach sporów.

W każdym przypadku nasz prawnie uzasadniony interes uwzględniany jest proporcjonalnie, a my sprawdzamy za pomocą testu równowagi, czy Pana/Pani interesy i podstawowe prawa są chronione. Aby uzyskać więcej informacji na temat testu równowagi, może Pan/Pani skontaktować się z nami, korzystając z danych kontaktowych podanych w rozdziale 9 „Jak się z nami skontaktować" poniżej.

d. Aby uszanować Pana/Pani wybór, gdy otrzymaliśmy Pana/Pani zgodę na określoną operację przetwarzania danych

W przypadku niektórych operacji przetwarzania danych osobowych przekażemy dodatkowe informacje i poprosimy Pana/Panią o wyrażenie zgody na takie przetwarzanie (należy pamiętać, że może Pan/Pani wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie):

aby zaoferować Panu/Pani możliwości zatrudnienia związane z Pana/Pani ścieżką kariery i umiejętnościami, jeśli wyraził(a) Pan/Pani zgodę na takie wykorzystanie;
aby utworzyć bank CV w celu badania i identyfikacji profili kandydatów, jeśli wyraził(a) Pan/Pani zgodę na takie wykorzystanie;
jeśli przetwarzamy Pana/Pani dane w związku z innymi ofertami pracy, które mogą odpowiadać Pana/Pani profilowi na poziomie krajowym lub światowym;
w celu uzyskania dostępu do informacji z Pana/Pani profilu w sieci społecznościowej (gdy są one publiczne i dozwolone w Regulaminie sieci społecznościowej oraz gdy takie informacje są ściśle związane z doświadczeniem zawodowym i wykształceniem oraz zostały podane dobrowolnie);
gdy cele opisane powyżej stanowią podstawę do podjęcia zautomatyzowanej decyzji wywołującej skutki prawne, która to decyzja Pana/Pani dotyczy lub ma na Pana/Panią istotny wpływ. W takim przypadku poinformujemy Pana/Panią oddzielnie o przyczynie, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania;
Jeśli konieczne będzie dalsze przetwarzanie danych w celach innych niż wymienione powyżej, poinformujemy o tym Pana/Panią i, w razie potrzeby, zwrócimy się do Pana/Pani z prośbą o wyrażenie zgody.

KOMU UDOSTĘPNIAMY PANA/PANI DANE OSOBOWE?

a. Wymiana informacji wewnątrz Grupy BNP Paribas

Aby zrealizować cele określone powyżej, możemy udostępniać Pana/Pani dane osobowe następującym kategoriom odbiorców:

Zespoły operacyjne ds. rekrutacji, w których uczestniczą pracownicy działu HR i menedżerowie ds. rekrutacji;
Zespoły wsparcia narzędzi rekrutacyjnych, w tym zespoły administrujące tymi systemami.

W przypadku istnienia wspólnej platformy na tym samym terytorium dane rekrutacyjne będą udostępniane różnym podmiotom w sytuacji, w której kandydat aplikuje na kilka stanowisk, w granicach ważności tych danych (rozsądny odstęp pomiędzy różnymi aplikacjami).

W stosownych przypadkach, w celu skorzystania z innych możliwości zatrudnienia, zostanie Pan/Pani poproszony(-a) o wyrażenie zgody na udostępnienie danych innym podmiotom Grupy BNP Paribas (dodatkowo w stosunku do podmiotu, do którego aplikował(a) Pan/Pani na dane stanowisko).

Podczas tworzenia konta kandydata należy wybrać jedną z poniższych opcji (*) na stronie z ofertami pracy w BNP Paribas:

Pana/Pani profil jest udostępniany innym podmiotom BNP Paribas na całym świecie: w takim przypadku każdy podmiot BNP Paribas na świecie może zaoferować Panu/Pani inne możliwości zatrudnienia, które mogą odpowiadać Pana/Pani profilowi.
Pana/Pani profil jest udostępniany wyłącznie podmiotom BNP Paribas zlokalizowanym w Pana/Pani kraju zamieszkania: każdy podmiot BNP Paribas w Pana/Pani kraju może zaoferować Panu/Pani inne możliwości zatrudnienia, które mogą odpowiadać Pana/Pani profilowi.
Pana/Pani profil nie jest udostępniany: nie będziemy wysyłać Panu/Pani żadnych innych ofert pracy.

Dane w profilu kandydata, których dotyczy to udostępnianie:

>Informacje dotyczące tożsamości, umiejętności, doświadczenia i preferencji zawodowych oraz dane kontaktowe.

>Pana/Pani profil zawiera również pliki przesłane podczas tworzenia konta lub przesyłania podania o pracę (np. CV i list motywacyjny).

(*) Należy pamiętać, że wybraną opcję można zmienić w dowolnym momencie w Pana/Pani profilu kandydata.

b. Przekazywanie informacji poza Grupę BNP Paribas

Aby zrealizować niektóre z celów opisanych w niniejszej Informacji, możemy czasem być zmuszeni do przekazania Pana/Pani danych osobowych stronom trzecim:

usługodawcom i podwykonawcom świadczącym usługi w naszym imieniu;
partnerom i stowarzyszeniom, z którymi współpracujemy, lub jeśli zdecyduje się Pan/Pani wziąć udział w jednym z organizowanych przez nich wydarzeń;

lokalnym lub zagranicznym organom finansowym, podatkowym, administracyjnym, karnym lub sądowym, organom regulacyjnym, arbitrom lub mediatorom, agencjom państwowym lub organom publicznym, gdy jesteśmy zobowiązani do ujawnienia danych w związku z:

przesłanym przez nich żądaniem;
obroną lub odpowiedzią na sprawę, powództwo lub postępowanie;
przestrzeganiem przepisów lub wytycznych organu, który się do nas zwrócił;

niektórym specjalistom wykonującym zawód regulowany, takim jak prawnicy, notariusze, agencje ratingowe lub audytorzy w szczególnych okolicznościach (np. spory sądowe, audyt itp.), a także zarządcom wyznaczonym przez sąd w przypadku upadłości konsumenckiej;
firmom medycznym, które współpracują z nami przy przeprowadzaniu wstępnych badań lekarskich.

TRANSFERY DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTW TRZECICH

W przypadku przekazywania danych z Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) do kraju spoza EOG przekazanie danych osobowych może nastąpić na podstawie decyzji wydanej przez Komisję Europejską, w której Komisja uznała, że kraj, do którego dane zostaną przekazane, zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych.

W przypadku przekazywania danych do krajów spoza EOG, w których poziom ochrony danych osobowych nie został uznany przez Komisję Europejską za odpowiedni, będziemy polegać na odstępstwie mającym zastosowanie do konkretnej sytuacji albo na wdrożeniu jednego z odpowiednich zabezpieczeń w celu zapewnienia ochrony Pana/Pani danych osobowych:

Wiążące Reguły Korporacyjne (BCR) i wszelkie inne odpowiednie środki dodatkowe;
Standardowe Klauzule Umowne (SCC) i wszelkie inne odpowiednie środki dodatkowe.

Aby uzyskać kopię tych zabezpieczeń lub informacje na temat tego, jak uzyskać do nich dostęp, może Pan/Pani wysłać pisemny wniosek w ramach procedury określonej w rozdziale 9.

JAK DŁUGO PRZECHOWUJEMY PANA/PANI DANE OSOBOWE?

Będziemy przechowywać Pana/Pani dane osobowe przez okres wymagany do zachowania zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami lub przez inny okres umożliwiający osiągniecie celu, dla których zostały one zgromadzone, oraz do czasu upływu obowiązujących okresów przedawnienia.

Pana/Pani dane osobowe będą przechowywane do czasu zakończenia procesu rekrutacji, w którym brał(a) Pan/Pani udział lub, jeśli wyraził(a) Pan/Pani zgodę na udostępnienie Pana/Pani profilu innym Podmiotom BNP Paribas, do czasu wycofania takiej zgody, a następnie będą archiwizowane przez dodatkowe trzy lata (w odniesieniu do obowiązku prawnego bądź ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych), po czym zostaną usunięte lub zanonimizowane.

JAKIE SĄ PANA/PANI PRAWA I JAK MOŻE PAN/PANI Z NICH SKORZYSTAĆ?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami i w stosownych przypadkach przysługują Panu/Pani następujące prawa:

Prawo dostępu: może Pan/Pani uzyskać informacje na temat przetwarzania Pana/Pani danych osobowych oraz kopię tych danych;
Prawo do sprostowania: jeśli uważa Pan/Pani, że Pana/Pani dane osobowe są nieprawidłowe lub niekompletne, może Pan/Pani zażądać ich sprostowania;
Prawo do usunięcia danych: może Pan/Pani zażądać usunięcia Pana/Pani danych osobowych w zakresie dozwolonym przez prawo;
Prawo do ograniczenia przetwarzania: może Pan/Pani zażądać ograniczenia przetwarzania Pana/Pani danych osobowych;
Prawo do sprzeciwu: może Pan/Pani w dowolnym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu Pana/Pani danych osobowych z przyczyn związanych z Pana/Pani szczególną sytuacją. W takim przypadku nie będziemy już przetwarzać Pana/Pani danych osobowych, chyba że będziemy w stanie wykazać istnienie ważnych i uzasadnionych podstaw przetwarzania, które są nadrzędne wobec Pana/Pani interesów, praw i wolności, lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; Przysługuje Panu/Pani również bezwzględne prawo do zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych w celach marketingu bezpośredniego, w tym profilowania związanego z marketingiem bezpośrednim;
Prawo do wycofania zgody: jeśli wyraził(a) Pan/Pani zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych, ma Pan/Pani prawo wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie;
Prawo do przenoszenia danych: w przypadkach, w których ma to zastosowanie, ma Pan/Pani prawo zażądać, aby przekazane dane osobowe zostały Panu/Pani zwrócone lub, o ile jest to technicznie wykonalne, przekazane stronie trzeciej.

Jeśli życzy sobie Pan/Pani skorzystać z któregokolwiek z tych praw, może Pan/Pani wysłać swój wniosek:

pocztą tradycyjną lub elektroniczną (lista danych kontaktowych znajduje się w rozdziale 9).

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, oprócz powyższych praw, ma Pan/Pani również prawo do złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W JAKI SPOSÓB MOŻE PAN/PANI BYĆ NA BIEŻĄCO ZE ZMIANAMI W NINIEJSZEJ INFORMACJI O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH?

W dobie ciągłych zmian regulacyjnych i technologicznych możemy być zmuszeni do regularnego aktualizowania niniejszej Informacji. Zachęcamy do zapoznania się z najnowszą wersją tej Informacji online.

JAK SIĘ Z NAMI SKONTAKTOWAĆ?

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących wykorzystania Pana/Pani danych osobowych zgodnie z niniejszą Informacją może Pan/Pani skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych:

pocztą tradycyjną lub elektroniczną:

Polskie podmioty Grupy BNP Paribas	Adres e-mail	Adres
ARVAL SERVICE LEASE POLSKA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ	natalia.sabova@arvalservicelease.eu	Wołoska 24, 02-675 Warsaw
TOWARZYSTWO UBEZPIECZEŃ NA ŻYCIE CARDIF POLSKA S.A.	iod@cardif.pl	Inspektor Ochrony Danych BNP Paribas Cardif w Polsce Grzybowska 78 00-844 Warszawa
CARDIF - ASSURANCES RISQUES DIVERS SOCIETE ANONYME ODDZIAŁ W POLSCE	iod@cardif.pl	Inspektor Ochrony Danych BNP Paribas Cardif w Polsce Grzybowska 78 00-844 Warszawa
BNP PARIBAS TFI S.A.	justyna.dajer@tfi.bnpparibas.pl alicja.krynska@tfi.bnpparibas.pl	Grzybowska 78 00-844 Warszawa
BNP PARIBAS GROUP SERVICE CENTER SPÓŁKA AKCYJNA	GSCRODO@bnpparibasgsc.pl	Departament Zasobów Ludzkich Grzybowska 78 00-844 Warszawa
BNP PARIBAS LEASE GROUP SP.ZO.O.	iodo@corp.bnpparibas.com	Grzybowska 78 00-844 Warszawa
BNP PARIBAS FAKTORING SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ	iodo.faktoring@bnpparibas.pl	Kasprzaka 2 01-211 Warszawa
BNP PARIBAS REAL ESTATE POLAND SP ZOO	ochrona.danych@realestate.bnpp	Grzybowska 78, 00-844 Warsaw
BNP PARIBAS BANK POLSKA SA	GDPRHR@bnpparibas.pl	Departament Zasobów Ludzkich Kasprzaka 2 01-211 Warszawa
BNP PARIBAS S.A. ODDZIAŁ W POLSCE	pl.cib.personal.data@bnpparibas.com	Departament Zasobów Ludzkich Wronia 31 00-846 Warsaw

PERSONAL DATA PROTECTION NOTICE FOR APPLICANTS

PERSONAL DATA PROTECTION NOTICE FOR APPLICANTS

APPLICABLE TO THE POLISH ENTITIES OF BNP PARIBAS GROUP:

ARVAL SERVICE LEASE POLSKA SPOLKA Z OGRANICZONA ODPOWIEDZIALNOSCIA

CARDIF POLSKA TOWARZYSTWO UBEZPIECZEN NA ZYCIE SPOLKA AKCYJNA

BNP PARIBAS GROUP SERVICE CENTER SPOLKA AKCYJNA

BNP PARIBAS LEASE GROUP SP.ZO.O.

BNP PARIBAS FAKTORING SPOLKA Z OGRANICZONA ODPOWIEDZIALNOSCIA

BNP PARIBAS REAL ESTATE POLAND SP ZOO

BNP PARIBAS BANK POLSKA SA

BNP PARIBAS S.A. BRANCH IN POLAND

BNP PARIBAS TFI S.A.

January 2024

1. WHICH PERSONAL DATA DO WE COLLECT AND USE ABOUT YOU ? 2

2. WHO IS CONCERNED BY THIS NOTICE AND FROM WHOM DO WE COLLECT pERSONAL DATA ? 3

3. WHY AND ON WHICH BASIS DO WE USE YOUR PERSONAL DATA? 3

4. WHO DO WE SHARE YOUR PERSONAL DATA WITH? 5

5. INTERNATIONAL TRANSFERS OF PERSONAL DATA 6

6. HOW LONG DO WE KEEP YOUR PERSONAL DATA? 6

7. WHAT ARE YOUR RIGHTS AND HOW CAN YOU EXERCISE THEM? 7

8. HOW CAN YOU KEEP UP WITH CHANGES TO THIS DATA PROTECTION NOTICE? 7

9. HOW TO CONTACT US? 7

10. LOCAL PRIVACY NOTICES AND CONTACTS 8

The protection of your personal data is important to the BNP Paribas Group, which has adopted strong principles in that respect for the entire Group in its Group Privacy Policy available on the BNP Paribas institutional site.

This Personal Data Protection Notice provides you with transparent and detailed information relating to the protection of your personal data processed by the company of BNP Paribas group you apply to, as a recruiter ("us"/”we”) in the context of our application and recruitment procedures. In this Personal Data Protection Notice any time a controller is mentioned, it should be understood as the company indicated in the content of the job posting to which you apply to.

This Personal Data Protection Notice applies to all candidates who have applied directly or indirectly for a job offer through BWELCOME website (permanent, Fixed Term Contract, Trainee/internship, international volunteer Program, summer job, apprenticeship, graduate program, Holiday/summer job) of the BNP PARIBAS Group (“you”).

As a controller, we are responsible for the collection and processing of your personal data in relation to our activities, in accordance with the applicable regulations.

This Personal Data Protection Notice lets you know which personal data we collect about you, the reasons why we use and share such data, how long we keep it, what your rights are and how you can exercise them.

This Personal Data Protection Notice may be supplemented, where appropriate, by other local statements, in order to specify certain processing or as it is required to comply with local law in the country where you live, and/or apply.

At the end of Personal Data Protection Notice of Applicants (this document), you can find all contact data of the relevant companies of the BNP Paribas Group.

WHICH PERSONAL DATA DO WE COLLECT AND USE ABOUT YOU ?

We collect the following categories of personal data (i.e., any information that identifies or allows identifying you) directly from you when applying for a BNP Paribas Group job offer or from third parties such as recruitment firms, job sites or social networks, to the extent necessary for the purposes detailed in section 3.

Depending on the nature of our intended employment relationship, the targeted position and the stage of recruitment, we may process various types of personal data, including:

identification and personal information about you (e.g.: full name, identity no. or, in case of lack of such, ID card or passport information, citizenship or, if specific regulations are applicable, nationality, date of birth, also when necessary to exercise certain rights the information on gender, family status (e.g. marital status, dependents and date of birth), disability, and with additional consent where necessary, photographs, video recordings);
private and professional contact details (e.g.: postal and e-mail addresses, phone number, emergency contact details);
social insurance number/national insurance number/identification number;
information about your training and career path (e.g.: education, CV’s, professional qualifications, cover letter, interview;
information you provide in support of your application: (e.g.: declarative data, questionnaire replies, satisfaction survey, interviews, on line conversation exchange, etc.);
information from your answers to the various tools used in the recruitment process (e.g. : personality tests or inventories, etc.)
employment information and data related to previous work experience;
economic and financial information: (e.g.: salary expectations, other information necessary to administer payroll and, depending on the situation, details of bank accounts, taxes, pensions, and benefits;)
information about your work permit (e.g.: residence and immigration status);
recording of data image and sound (e.g. CCTV (Closed Circuit TeleVision) video surveillance, with additional consent where necessary also professional videos and photos, telephone and video calls, conversations and electronic communications);
social networks Data when it is public and authorized by Terms and Conditions of social networks and where information is strictly related to professional experience and education and has been provided voluntary. We may collect and use the following sensitive data only when required by law or when you have given your consent:

biometric and genetic information (e.g.: the fingerprint, voice pattern, face pattern which can be used for identification and security purposes);
health data in relation to workplace adaptation needs;
information on criminal convictions and offences data (e.g.: for investigation or verification of criminal conviction status).

We do not collect nor process personal data related to your ethnic origins, political opinions, religious or philosophical beliefs, or data concerning your sexual orientation unless it is required by law or made public by you and necessary for the purposes for which it is intended.

WHO IS CONCERNED BY THIS NOTICE AND FROM WHOM DO WE COLLECT pERSONAL DATA ?

This notice is addressed to all candidates as defined above and to your references (former employer, professor, etc.) for whom you have provided us with the contact details.

We may sometimes also collect additional data from other third parties, where necessary on the basis of your separate consent for example:

Other BNP Paribas Group entities;
Recruitment firms;
Schools and administrations;
Former employers;
Social media when such information is strictly related to professional experience and education and has been provided voluntary.

When you are providing us personal data about these third parties like the examples listed above, please remember to inform them that we process their personal data and direct them to the present Data Protection Notice.

WHY AND ON WHICH BASIS DO WE USE YOUR PERSONAL DATA?

a. To comply with our regulatory obligations

As a financial institution and a recruiter, we use your personal data to comply with various regulatory obligations:

to verify the elements necessary for identity control and conduct identity checks;
to implement a system for handling professional alerts;
to comply with regulation relating to sanctions and embargoes;
to exchange and report different information or reply to official requests from a duly authorized local or foreign financial, tax, administrative, criminal or judicial authorities, arbitrators or mediators, law enforcement, state agencies or public bodies;
to maintain security e.g., to ensure network and information security, including protecting BNP Paribas Group against malicious and inadvertent data security breaches.

b. To take step at your request prior to entering into a possible contract with you

We use your personal data to conduct the recruitment process to enter into and perform your possible employment contract, including:

to select and to analyze applications and professional skills (pre-selection of applications);
to assess and to verify of your abilities, skills, professional skills and interest for the target job (conducting interviews, face-to-face or remote; conducting tests and evaluation);
to communicate with you about the current recruitment process and your application;
to use data collected during the recruitment phase for human resources management purposes for selected candidates.

c. To fulfil our legitimate interest

We also collect and use your personal data where we have a legitimate reason:

to manage recruitment and mobility through the performance of personality tests, personality, matching of personality, comparison your test result to standard test result;
to manage our platform for job applications;
to check professional references;
to implement a system for handling professional alerts;
to manage inquiries and surveys;
to establish aggregated statistics, tests and models (e.g. implementation of chatbots), to improve our processes;
to conduct data analytics studies to review, better understand and monitor our recruitment procedures;
to ensure physical security of our buildings, in particular video protection, and managing access to buildings;
to prevent, detect and manage fraud, bribery and money laundering and financing terrorism when it is not required by applicable law but in line with BNP Paribas group internal procedures;
to comply with regulation relating to sanctions and embargoes when it is not required by applicable law;
to monitor compliance with our internal policies and procedures including but not limited to our code of conduct. This may include monitoring and recording of phone calls and voice communications (including VoIP and videoconferences), emails and instant messaging (chat) communications when you interact with our employees subject to specific legal and regulatory obligations and with prior notice of such recordings taking place;
to manage our defense of legal claims and litigation.

In any case, our legitimate interests remain proportionate, and we verify according to a balancing test, that your interests and fundamental rights are preserved. Should you wish to obtain more information about such balancing test, please contact us using the contact details in section 9 "How to contact us" below.

d. To respect your choice if we received your consent for a specific processing

For certain personal data processing operations, we will communicate additional information and invite you to consent to such processing (note that you may be able to withdraw your consent at any time) notably:

to offer you employment opportunities related to your career and skills, if you have consented to such use;
to establish CV-bank for the purpose of researching and identifying candidate profiles, if you have consented to such use
if we process you data for other job opportunities that could match your profile at a national or worldwide level;
to access information from your social network profile (when it is public and is authorized by Terms and Conditions of the social network and when such information is strictly related to professional experience and education and has been provided voluntary);
where the above purposes lead to automated decision-making, which produces legal effects or which significantly, concern and affects you. In this case, we will inform you separately about the logic involved, as well as the significance and the envisaged consequences of such processing;
If we need to carry out further processing for purposes other than those above, we will inform you and, where necessary, obtain your consent.

WHO DO WE SHARE YOUR PERSONAL DATA WITH?

a. Sharing of information within the BNP Paribas Group

To fulfill the purposes set out above, we may share your personal data with the following category of recipients :

Recruitment operational teams including HR people and hiring managers;
Recruitment tool support teams including system administration teams.

Where a shared platform exists within the same territory, recruitment data will be shared with the different entities if the candidate applies for several offers within the limits of the validity of these data (reasonable time between the different applications).

If applicable, to benefit of other job opportunity, your consent will be required for additional data sharing to other BNP Paribas entities (out of the Entities of position you directly apply for).

When creating your candidate account, one of following options (*) is to be selected by you on BNP Paribas career website:

Your profile is shared internationally with other BNP Paribas Entities : in this case, any BNP Paribas entity could propose you other job opportunities that could match your profile at a worldwide level.
Your profile is shared only with BNP Paribas entities located in your residence country : any BNP Paribas entity could propose you other job opportunities that could match your profile at a national level.
Your profile is not shared: we will not send you any other job opportunity.

Data concerned by this data sharing are the following :

>Identity information and contact, skills, experiences, Job preferences.

>Your profile includes also the files uploaded at your account creation or at the job application launch (ex: CV, cover letter).

(*) Please note You can modify at any time this initial option selection in your Candidate Profile.

b. Disclosing information outside the BNP Paribas Group

In order to fulfil some of the purposes described in the Notice, we may disclose from time to time your personal data with third parties, including:

service providers and subcontractors performing services on our behalf;
partners and associations with whom we are partnering or, when you choose to participate in any of their events;

local or foreign financial, tax, administrative, criminal or judicial authorities, regulators, arbitrators or mediators, law enforcement, state agencies or public bodies, where we are required to disclose data pursuant to:

their request;
defending or responding to a matter, action or proceeding;
complying with regulation or guidance from an authority applying to us.

certain regulated professionals such as lawyers, notaries, rating agencies or auditors under specific circumstances (e.g. litigation, audit, etc.) or insolvency administrators in case of private bankruptcy;
medical companies that cooperate with us in carrying out initial medical examinations.

INTERNATIONAL TRANSFERS OF PERSONAL DATA

In case of international transfers originating from the European Economic Area (EEA) to a non-EEA country recognized by the European Commission as providing an adequate level of data protection, your personal data will be transferred on this basis.

For transfers to non-EEA countries where the level of personal data protection has not been recognized as adequate by the European Commission we will either rely on a derogation applicable to the specific situation or implement one of the following safeguards to ensure the protection of your personal data:

notably by Binding Corporate Rules (BCR) and any supplementary measure as appropriate;
standard contractual clauses (SCC) and any supplementary measure as appropriate;

To obtain a copy of these safeguards or additional details on where they are available, you can send a written request as outlined in Section 9.

HOW LONG DO WE KEEP YOUR PERSONAL DATA?

We will retain your personal data for the period required to comply with the applicable laws and regulations or another period to achieve the purpose for which it was collected and until the applicable limitation periods have expired.

Your personal data will be kept till the end of the recruitment process you have applied or, if you have expressed your consent to share your profile with other BNP Paribas Entities, until such consent is withdrawn, and will then be archived for three additional years (with regards to legal obligation or establishment, exercise or defense of legal claims) before deletion or anonymization.

WHAT ARE YOUR RIGHTS AND HOW CAN YOU EXERCISE THEM?

In accordance with applicable regulations and where applicable, you have the following rights:

to access: you can obtain information relating to the processing of your personal data and a copy of this personal data;
to rectify: where you consider your personal data to be inaccurate or incomplete, you may request that your personal data be amended accordingly;
to erasure: you can require the deletion of your personal data, to the extent permitted by law;
to restrict: you can request the restriction of the processing of your personal data;
to object: you can object at any time, on grounds relating to your particular situation, to the processing of your personal data. In such case, we will no longer process your personal data unless we demonstrate compelling legitimate grounds for the processing, which override your interests, rights and freedoms, or for the establishment, exercise or defense of legal claims. You also have the absolute right to object to the processing of your personal data for direct marketing purposes, which includes profiling related to such direct marketing;
to withdraw your consent: where you have given your consent for the processing of your personal data, you have the right to withdraw your consent at any time;
to data portability: where legally applicable, you have the right to have the personal data you have provided to us be returned to you or, where technically feasible, transferred to a third party.

If you wish to exercise any of these rights, you can send your application:

by mail or by email (contact list in point 9)

In accordance with the applicable rules, in addition to your rights above, you are also entitled to lodge a complaint with the competent supervisory authority (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

HOW CAN YOU KEEP UP WITH CHANGES TO THIS DATA PROTECTION NOTICE?

In a world of constant regulatory and technological changes, we may need to regularly update this Notice. We invite you to review the latest version of this Notice online.

HOW TO CONTACT US?

If you have any questions relating to our use of your personal data under this Notice, you can contact ourData Protection Officer:

by mail or mail:

Polskie podmioty Grupy BNP Paribas	Adres e-mail	Adres
ARVAL SERVICE LEASE POLSKA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ	natalia.sabova@arvalservicelease.eu	Wołoska 24, 02-675 Warsaw
TOWARZYSTWO UBEZPIECZEŃ NA ŻYCIE CARDIF POLSKA S.A.	iod@cardif.pl	Inspektor Ochrony Danych BNP Paribas Cardif w Polsce Grzybowska 78 00-844 Warszawa
CARDIF - ASSURANCES RISQUES DIVERS SOCIETE ANONYME ODDZIAŁ W POLSCE	iod@cardif.pl	Inspektor Ochrony Danych BNP Paribas Cardif w Polsce Grzybowska 78 00-844 Warszawa
BNP PARIBAS TFI S.A.	justyna.dajer@tfi.bnpparibas.pl alicja.krynska@tfi.bnpparibas.pl	Grzybowska 78 00-844 Warszawa
BNP PARIBAS GROUP SERVICE CENTER SPÓŁKA AKCYJNA	GSCRODO@bnpparibasgsc.pl	Departament Zasobów Ludzkich Grzybowska 78 00-844 Warszawa
BNP PARIBAS LEASE GROUP SP.ZO.O.	iodo@corp.bnpparibas.com	Grzybowska 78 00-844 Warszawa
BNP PARIBAS FAKTORING SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ	iodo.faktoring@bnpparibas.pl	Kasprzaka 2 01-211 Warszawa
BNP PARIBAS REAL ESTATE POLAND SP ZOO	ochrona.danych@realestate.bnpp	Grzybowska 78, 00-844 Warsaw
BNP PARIBAS BANK POLSKA SA	GDPRHR@bnpparibas.pl	Departament Zasobów Ludzkich Kasprzaka 2 01-211 Warszawa
BNP PARIBAS S.A. ODDZIAŁ W POLSCE	pl.cib.personal.data@bnpparibas.com	Departament Zasobów Ludzkich Wronia 31 00-846 Warsaw