Arval Podcast - odcinek 1

Witam państwa bardzo serdecznie. Nazywam się Katarzyna Oracz, jestem brand konsultantką w firmie Arval. Ogromnie się cieszę, że mam możliwość poprowadzenia kolejnych rozmów dla naszych klientów. Dziś przyglądamy się polityce flotowej. W każdej firmie, gdzie samochody służbowe stanowią istotny element operacyjny, polityka flotowa to coś więcej niż zbiór zasad. To kręgosłup zarządzania, narzędzie kontroli kosztów, ale także element budujący kulturę organizacyjną i wizerunek pracodawcy. Zbyt często jest postrzegana jako konieczne zło, zamiast jako strategiczny atut. Jak wynika z Barometru Flotowego 2026, brak spójnej polityki flotowej to jeden z głównych czynników generujących niepotrzebne koszty i frustrację pracowników. Z Radkiem Kitalą, ekspertem Arval, zastanowimy się, jak stworzyć politykę, która będzie faktycznie działać.

Katarzyna Oracz: Radku, jak duży wpływ ma dobrze napisana polityka na efektywność całej floty?

Radosław Kitala: Bardzo duży. Co może być zaskakujące, są firmy, które takiego dokumentu wręcz nie posiadają – kwestia zarządzania samochodami służbowymi jest nieuregulowana lub opiera się na niepisanych, ustnych zasadach. Brak dokumentu powoduje frustracje i wątpliwości, a przede wszystkim tworzy niebezpieczną sytuację. Dobrze skonstruowana polityka flotowa ma na celu dbać o bezpieczeństwo zarówno pracodawcy, jak i pracownika, który samochód użytkuje.

Od czego właściwie powinno się zacząć tworzenie polityki flotowej i jakie są kluczowe cele z perspektywy Fleet Managera, HR-u oraz zarządu?

Przede wszystkim trzeba sobie odpowiedzieć na pytanie, czemu ten dokument ma służyć. Skuteczna polityka musi odzwierciedlać interesy wielu stron. Badania Barometru Flotowego wskazują, że wymaga to zaangażowania kluczowych obszarów:

• Fleet Managera: stoi on na straży dokumentu, dyscyplinuje użytkowników, patrzy na koszty i efektywność wykorzystania aktywów.
• Działów HR: flota to element benefitu, narzędzie do przyciągania i utrzymania talentów.
• Biznesu (działów operacyjnych, sprzedaży, technicznych): to głos użytkowników, dla których liczy się komfort i bezpieczeństwo.
• Właścicieli firm: budują w oparciu o flotę wizerunek firmy i realizują strategię zrównoważonego rozwoju (ESG).

Jakie elementy powinny znaleźć się w każdej polityce flotowej?

Polityka musi być transparentna i spójna. Warto zdefiniować pojęcia i obszary odpowiedzialności. Kluczowe punkty to:

• Zasady przydzielania samochodów: transparentność, dlaczego dana osoba otrzymuje auto (stanowisko, charakter zadań vs benefit).
• Okresy użytkowania i eksploatacja: zasady użytkowania oraz procedury zwrotu.
• Sytuacje awansowe: co dzieje się, gdy pracownik awansuje? (zazwyczaj auto zostaje u użytkownika do końca kontraktu).
• Zasady odbierania aut: jasne sprecyzowanie sytuacji, w których pracodawca może odebrać auto (np. utrata uprawnień, zaniedbania, długa nieobecność). To narzędzie pracy, nie osobista własność.
• Ścieżki odstępstwa: warto zachować odrobinę elastyczności na niestandardowe przypadki.

W jaki sposób polityka flotowa może wspierać cele ESG firmy? Jakie zapisy powinny się w niej pojawić?

W dobie ESG musimy wykazywać się konkretnymi działaniami, nie tylko deklaracjami. Flota dla wielu firm usługowych generuje nawet 70% emisji CO2. Zapisy, które warto stosować, to:

• Elektryfikacja i napędy niskoemisyjne: wskazywanie ograniczeń emisji CO2 (np. 120g na kilometr).
• Promowanie mobilności: to często już nie tylko polityka flotowa, a polityka mobilnościowa – zachęcanie do zrównoważonego transportu, roweru czy komunikacji miejskiej, gdy samochód nie jest niezbędny.
• Bezpieczeństwo: promowanie szkoleń techniki jazdy, kontrola ważności badań lekarskich, zakaz palenia w autach służbowych.
• Telematyka: dbanie o bezpieczeństwo i redukcja kosztów (mniejsze zużycie paliwa, optymalizacja tras). Oczywiście musi to być zgodne z RODO i jasno opisane w polityce.

Kiedy warto rozważyć ekwiwalent pieniężny zamiast samochodu służbowego? Jakie są plusy i minusy?

W Polsce nie jest to rozwiązanie popularne, głównie ze względów fiskalnych. Ekwiwalent powiększa przychód pracownika i podlega pełnemu oskładkowaniu oraz opodatkowaniu, przez co koszt dla pracodawcy jest wyższy, a kwota netto dla pracownika często niższa od oczekiwań. Z perspektywy firmy tracimy też możliwość "pokazywania się" w przestrzeni publicznej (branding aut), co dla wielu marek jest istotnym nośnikiem reklamy.

Jak efektywnie zarządzać różnymi kategoriami pojazdów: pulowymi, działowymi czy indywidualnymi?

Dziś musimy odejść od "zeszytu" czy zwykłego Excela.

• Auta działowe: warto wskazać jedną osobę w dziale odpowiedzialną za dany pojazd (przedłużenie ramienia Fleet Managera).
• Auta pulowe/współdzielone: należy korzystać z systemów IT i aplikacji do rezerwacji. Daje to kontrolę, pozwala na weryfikację uprawnień, śledzenie historii użytkowania, mandatów czy uszkodzeń. Wszystko to powinno być ściśle określone w regulaminie.

Jak wdrożyć politykę, aby nie była martwym dokumentem, ale faktycznie przyjętym zestawem zasad?

Polityka musi być dokumentem rzeczywistym, konsultowanym z pracownikami i różnymi działami firmy. Nie może być narzucana odgórnie. Kluczowa jest konsekwencja – wszyscy muszą być traktowani równo, bez wyłomów.

• Aktualizacje: dokument trzeba przeglądać przynajmniej raz w roku (zmiany prawne, rynkowe, ceny, ESG).
• Komunikacja: to nie może być tylko jeden mail. Warto zawiesić dokument w intranecie, przeszkolić pracowników, stworzyć zestaw pytań i odpowiedzi (FAQ).
• Oświadczenia: zawsze zbierajmy oświadczenie od pracownika, że zapoznał się z polityką i zobowiązuje się do jej przestrzegania. To kluczowe w sytuacjach spornych.