Strona główna > OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Nota informacyjna

ARVAL – OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Odpowiednia ochrona Twoich danych osobowych jest niezwykle ważna dla Grupy BNP Paribas, do której należy Arval Service Lease Polska Sp. z o.o. W poniższej Nocie Informacyjnej szczegółowo opisujemy jak chronimy Twoje dane (jako Klienta bądź Użytkownika leasingowanych pojazdów) oraz jakie dane gromadzimy i procesujemy jako Administrator w celu realizacji usługi Wynajmu Długoterminowego. Opisujemy także w jakiej formie i celach je przetwarzamy, jak długo oraz jakie są Twoje prawa w związku z tym przetwarzaniem.

1. Jakie dane osobowe przetwarzamy?

Gromadzimy i przetwarzamy dane osobowe w zakresie, w jakim jest to konieczne do realizacji umowy oraz do ciągłego poprawiania jakości naszych produktów i usług.

W zależności od świadczonych usług, możemy gromadzić różnego rodzaju dane osobowe, w tym:

  • w przypadku Użytkowników pojazdów:
    • dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko, numer PESEL, numer Dowodu Osobistego, płeć, datę urodzenia);
    • informacje kontaktowe (np. adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania);
    • Informacje o zatrudnieniu (np. nazwa pracodawcy, lokalizacja, stanowisko);
    • Dane kontraktu (np. numer rejestracyjny, historia szkód, historia tankowań, zdarzeń serwisowych i napraw, mandaty przesłane przez organy państwowe do Arval);
    • Dane geolokacyjne (ułatwiające odnalezienie skradzionego pojazdu lub wybór najbliższego serwisu);
    • informacje o preferencjach i zainteresowaniach (np. sportowych);
    • informacje o kontaktach z nami: spotkania, odwiedziny naszych witryn internetowych i aplikacji oraz profili w mediach społecznościowych, kontakty telefoniczne i mailowe;
  • w przypadku Klientów (w tym Jednoosobowych Działalności Gospodarczych) - dodatkowo:
    • dane bankowe, finansowe i transakcyjne (np. dane konta bankowego, dane dotyczące płatności i bilansu firmy);
    • dane odnoszące się do umowy leasingu pojazdów (np. numer identyfikacyjny klienta, numer kontraktu, numer rejestracyjny);
    • dane, które odnoszą się do korzystania z naszych produktów i usług.

Nigdy nie poprosimy o dane osobowe dotyczące pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych, światopoglądowych lub filozoficznych, przynależności do związków zawodowych, dane genetyczne lub dane dotyczące orientacji seksualnej, chyba że jesteśmy do tego zmuszeni przez przepisy prawa.

 

Powyższe dane pozyskujemy albo bezpośrednio od Ciebie lub z poniższych źródeł:

  • Twój pracodawca (w przypadku Użytkowników);
  • bazy danych udostępnione publicznie (np. KRS);
  • strony trzecie, takie jak BIK, pośrednicy przez których podpisałeś umowę z Arval; 

2. Szczególne przypadki gromadzenia danych osobowych, w tym źródła pośrednie

W pewnych okolicznościach możemy gromadzić i przetwarzać dane osobowe osób, z którymi mieliśmy, mamy lub możemy mieć relację biznesową (np. potencjalni Klienci). 

Czasami możemy również zbierać informacje o Tobie gdy nie łączy nas bezpośrednia relacja biznesowa. Może się to zdarzyć na przykład kiedy nasz Klient dostarczy nam informacje o Tobie w związku z umową lub realizacją konkretnej usługi, gdy jesteś:

  • członkiem rodziny;
  • drugim leasingobiorcą lub poręczycielem;
  • przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem);
  • beneficjentem transakcji płatniczych dokonywanych przez naszych Klientów;
  • beneficjentem polis ubezpieczeniowych;
  • faktycznym właścicielem spółki;
  • dłużnikiem Klienta (np. w przypadku upadłości);
  • udziałowcem spółki;
  • pracownikiem usługodawcy lub partnera handlowego.

3. Do czego i na jakiej podstawie wykorzystujemy dane osobowe?

  1. W celu spełnienia wymogów prawnych i regulacyjnych.

Używamy Twoich danych osobowych w celu spełnienia różnych zobowiązań prawnych i regulacyjnych, w tym:

  • przepisów bankowych i finansowych, zgodnie z którym możemy:
    • wdrożyć środki bezpieczeństwa w celu uniknięcia nadużyć i oszustw;
    • wykryć transakcje niestandardowe;
    • określić ryzyka kredytu i możliwości zwrotu;
    • monitorować i raportować inne ryzyka;
    • rejestrować (gdy konieczne) rozmowy telefoniczne, czaty, e-maile, itp.;
  • odpowiedzi na oficjalny wniosek upoważnionego organu publicznego lub sądowego (np. aby zidentyfikować Użytkownika i przekazać jego dane do władz publicznych);
  • zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
  • przestrzegania przepisów dotyczących sankcji i embarg;
  • zwalczania oszustw podatkowych i realizacji kontroli podatkowej.
  1. W celu zawarcia i realizacji umowy lub odpowiedzi na Twoje zapytania przez podpisaniem umowy.

Używamy Twoich danych osobowych do zawarcia i wykonania umowy, w tym:

  • oceny czy możemy zaoferować Ci produkt lub usługę i na jakich warunkach;
  • udzielenia informacji dotyczących naszych produktów i usług;
  • planowania i zarządzania (i) zamówieniami pojazdów, dostawami, zwrotami, konserwacją i naprawami (w tym akcjami serwisowymi), (ii) dodatkowymi usługami (np. karty paliwowe i opłaty autostradowe) lub (iii) zakupem pojazdu pokontraktowego;
  • zarządzania sporami (np. windykacja należności) i pomocy w odpowiedzi na wnioski i skargi (w tym roszczenia ubezpieczeniowe);
  • zapewnienia i ułatwienia mobilność poprzez łatwy dostęp do niektórych usług za pomocą specjalnych dedykowanych aplikacji dostępnych na Twoim smartfonie;
  • obsługi płatności i fakturowania.
  1. Aby spełnić nasz uzasadniony interes.

Używamy Twoich danych osobowych w celu wdrażania i rozwoju naszych produktów i usług, zarządzania umową z Tobą lub firmą, której jesteś pracownikiem oraz w celu poprawy zarządzania ryzykiem i do obrony naszych praw, w tym:

  • udokumentowania i uzasadnienia transakcji;
  • zapobiegania oszustwom;
  • prowadzenia kampanii prewencyjnych, np. związanych z bezpieczeństwem na drogach;
  • odpowiedzi na oficjalny wniosek władz publicznych państw trzecich (znajduje się poza EOG);
  • zarządzania IT, w tym zarządzania infrastrukturą, ciągłością działania i bezpieczeństwem IT;
  • tworzenia indywidualnych modeli statystycznych, na podstawie analizy transakcji, np. w celu zdefiniowania profilu kierowcy;
  • tworzenia zagregowanych statystyk, badań i modeli potrzebnych do badań i rozwoju, w celu poprawy zarządzania ryzykiem lub w celu poprawy istniejących produktów i usług lub utworzenia nowych;
  • szkolenia naszych pracowników przy pomocy rejestrowanych rozmów telefonicznych;
  • ulepszenia oferty dla Ciebie poprzez:
    • poprawę jakości naszych produktów i usług (na podstawie badań satysfakcji);
    • reklamę produktów i usług, odpowiadającą Twoim bieżącym potrzebom.

Można to osiągnąć przez:

  • kategoryzację klientów i potencjalnych klientów;
  • analizę zwyczajów i preferencji (np. komunikacyjnych)
  • zestawienie informacji o produktach i usługach, które już używasz z innymi informacjami, jakie mamy o Tobie.

Twoje dane mogą przetwarzane w formie zagregowanych, anonimowych statystyk. W takim przypadku dane osobowe nigdy nie będą ujawniane i osoby mające dostęp do tych anonimowych statystyk nie będą mogli ustalić Twojej tożsamości.

  1. Aby zrealizować zgodę, jaką możesz udzielić nam na przetwarzanie danych dla niektórych celów.

W niektórych przypadkach konieczna jest Twoja zgoda na przetwarzanie danych, na przykład jeśli chcielibyśmy przetwarzać dane w innych celach niż wymienione powyżej w sekcji 3 – wtedy poinformujemy Cię o tym i zapytamy o stosowną zgodę. 

4. Komu udostępniamy dane osobowe?

 W celu realizacji wyżej wymienionych celów, możemy ujawnić dane osobowe:

  • dostawcom usług świadczonych w naszym imieniu (dealerzy, warsztaty mechaniczne, oponiarskie i blacharsko-lakiernicze; dostawcy usług assistance i logistycznych itp.)
  • spółkom grupy BNP Paribas (za Twoją zgodą – możesz wtedy korzystać z pełnej gamy produktów i usług grupy);
  • organom finansowym publicznym, na ich wniosek i w zakresie dozwolonym przez prawo;
  • niektórym regulowanym specjalistom takim jak adwokaci, notariusze i audytorzy. 

5. Przekazywanie danych osobowych poza EOG

W przypadku międzynarodowego przekazywania danych pochodzących z europejskiego obszaru gospodarczego (EOG), gdzie Komisja Europejska uznała, że przepisy w kraju odbiorcy zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych, dane osobowe mogą być przekazywane na tej podstawie.

Transfery do krajów spoza EOG, w których poziom ochrony nie zostały uznany przez Komisję Europejską za wystarczający, możemy oprzeć przekazanie danych na formalnie zatwierdzonym wyjątku związanym z konkretnymi sytuacjami (np. jeżeli przekazanie danych jest konieczne do wykonania postanowień umowy z Klientem, takich jak płatności międzynarodowe) lub zastosować jedno z następujących zabezpieczeń:

  • standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską; lub
  • wiążące reguły korporacyjne, tam gdzie jest to stosowne.

Aby uzyskać kopię tych zabezpieczeń lub dane, które są udostępnione na ich podstawie, możesz wysłać pisemny wniosek zgodnie z instrukcją w sekcji 9.

 6. Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Będziemy przechowywać Twoje dane przez okres, który pozwoli nam spełnić wymagania zawarte w obowiązujących przepisach i rozporządzeniach oraz naszych wymogach operacyjnych, takich jak zarządzanie relacją między naszymi firmami i odpowiedzi na wnioski prawne lub regulacyjne. Na przykład większość informacji na temat klienta jest przechowywana w czasie trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres wymagany w celu realizacji lub obrony roszczeń prawnych.

7. Jakie są Twoje prawa i jak możesz z nich skorzystać?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami masz następujące prawa:

  • dostępu: możesz uzyskać informacje odnoszące się do przetwarzania danych osobowych i kopię tych danych osobowych;
  • sprostowania: w przypadku, gdy uważasz, że dane osobowe są niepoprawne, niedokładne lub niepełne, może wymagać ich poprawienia;
  • usunięcia: możesz wymagać usunięcia danych osobowych, w zakresie dozwolonym przez prawo;
  • ograniczenia przetwarzania: ograniczenie przetwarzania danych osobowych na życzenie;
  • sprzeciwu: możesz sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych w pewnych sytuacjach. Masz absolutne prawo do sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego, które obejmuje profilowanie;
  • wycofania zgody: w przypadku, gdy wcześniej wyraziłeś zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych, masz prawo ją wycofać w dowolnym momencie;
  • przenoszenia danych: jeśli jest to dopuszczone przez prawo, Twoje dane osobowe mogą być Tobie zwrócone lub, gdy jest to technicznie wykonalne, przekazane stronie trzeciej.

Jeśli chcesz skorzystać z jakiegokolwiek prawa z wymienionych powyżej, prosimy o kontakt na nasz adres pocztowy (Arval Service Lease Polska Sp. z o.o., Warszawa, ul. Wołoska 24, 02-675) lub e-mailem na adres privacy@arval.pl. W celu identyfikacji wymagany jest skan dowodu osobistego – prosimy o jego załączenie.

Zgodnie z przepisami, oprócz powyższych praw, masz również prawo złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego.

8. Jak można śledzić zmiany w zakresie informacji zawartych w tej nocie?

W świecie ciągłych zmian technologicznych musimy regularnie aktualizować zawarte tu informacje.

Zapraszamy do zapoznania się z najnowszą wersją niniejszej noty dostępną online. O wszystkich istotnych zmianach poinformujemy Cię na naszej stronie internetowej lub za pośrednictwem innych kanałów komunikacji.

9. Jak się z nami skontaktować?

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych, prosimy o kontakt na nasz adres pocztowy (Arval Service Lease Polska Sp. z o.o., Warszawa, ul. Wołoska 24, 02-675) lub e-mailem na adres privacy@arval.pl.