Home > E-faktura

E-faktura

Pobierz formularz zgody na wystawianie faktury elektronicznej 


Prześlij wypełniony i podpisany formularz na adres mailowy: adrian.walczynski@arval.pl

lub na adres siedziby firmy:  Arval Service Lease Polska Sp. z o.o., Wołoska 24 - 02-675 Warszawa

 

Przejdź do portalu MYArval, aby zobaczyć swoje faktury

Wszystko, co powinienieneś wiedzieć o e-fakturze

E-faktura została wprowadzona w Polsce jako dokument pełnoprawny w lipcu 2005 roku. Jednak dopiero późniejsze zmiany w prawie przyniosły prawdziwą rewolucję w księgowości. Chodzi o rozporządzenie regulujące zasady wystawiania, przechowywania oraz dostarczania e-faktur, które weszło w życie z początkiem 2011 roku.

Nowe przepisy przyniosły przedsiębiorcom i osobom fizycznym swobodę wyboru sposobu zapewnienia autentyczności i integralności faktury elektronicznej. To znacząco wpłynęło na popularyzację e-faktur w Polsce. Na szeroką skalę zaczęły korzystać z nich zarówno małe, średnie, jak i duże firmy.

Taka sama moc prawna

Nowe regulacje dały elektronicznej fakturze taki sam status prawny jaki posiada faktura tradycyjna, czyli papierowa wersja tego dokumentu.

Faktura elektroniczna w zamówieniach publicznych

Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii przyjęło w listopadzie 2018 roku ustawę o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Dzięki niej powstała Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF), która służy do przekazywania faktur i innych ustrukturyzowanych dokumentów między wykonawcami zamówień publicznych a instytucjami zamawiającymi.

Wprowadzenie ustawy i PEF-u miało na celu dostosowanie polskiego prawa do dyrektywy unijnej z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych.

Zalety e-faktury

Plusów stosowania e-dokumentów jest wiele. To przede wszystkim oszczędność papieru i czasu, gdyż faktury w wersji elektronicznej nie wymagają drukowania i wysyłania pocztą tradycyjną.

Faktura elektroniczna to także dużo prostsze i wygodniejsze, w porównaniu do wersji papierowych, przechowywanie. Dyski komputerowe i urządzenia przenośne są w stanie pomieścić niezliczone ilości e-dokumentów. Tak przechowywane faktury elektroniczne odpowiednio skatalogowane można z łatwością odszukać, co usprawnia pracę przedsiębiorstw.

Wszelkie podmioty dostarczające towary i usługi cenią sobie e-faktury za znaczne skrócenie czasu potrzebnego na dostarczenie dokumentu i krótszy termin oczekiwania na płatność.

Akceptacja i rezygnacja z e-faktury

Aby móc zastosować fakturę w wersji elektronicznej, musi być obopólna zgoda na jej zastosowanie. Chcąc zapłacić za towar czy usługę mamy prawo odmówić zgody na e-dokument i wówczas otrzymamy jej papierową wersję.

Ponadto jeśli odbiorca wyraził zgodę na wystawianie e-faktur przez dane przedsiębiorstwo, w każdej chwili może zażądać zmiany formy dostarczania tegoż dokumentu na wersję papierową.

Elektroniczne duplikaty i e-faktury korygujące

W razie potrzeby e-fakturę można korygować czy – w przypadku zaginięcia oryginału – wygenerować duplikat. Tego typu dokumenty należy wystawiać zgodnie z pierwowzorem, czyli w formie elektronicznej.  

Zasady przechowywania e-faktur

Najważniejszą zasadą, o jakiej należy pamiętać przy przechowywaniu faktur, jest gromadzenie tych e-dokumentów w oryginalnym formacie. Istotne jest także, aby dokumenty zapisywać na dysku w wersji nieedytowalnej.

Okres, przez jaki należy przechowywać e-faktury, jest taki sam, jak w innych dokumentów księgowych i wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

Kontrola e-faktur

Na żądanie organów kontroli skarbowej wezwany do kontroli podatnik musi umożliwić im pobór i odczyt wystawionych i otrzymanych e-faktur.

Co powinna zawierać e-faktura

Wymagania wobec informacji, jakie muszą się znaleźć na e-fakturze, są identyczne, jak dla faktur w formie papierowej.

Aby e-faktura była wystawiona prawidłowo, musi zawierać następujące informacje:

  • Data wystawienia.
  • Numer faktury, który ją identyfikuje.
  • Imię, nazwisko, nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy.
  • NIP podatnika i NIP nabywcy.
  • Datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży
  • Nazwa/rodzaj towarów/usług.
  • Miara i ilość/liczba zakupionych towarów/usług.
  • Cena jednostkowa towaru/usługi bez podatku (kwota netto).
  • Stawka podatku.
  • Wysokość rabatów (jeśli przyznano).
  • Wartość wszystkich dostarczonych towarów/usług bez podatku (suma netto) z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku.
  • Kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.
  • Suma sprzedaży brutto (kwota należności ogółem).

Wymagania techniczne

Aby spełnić warunki e-faktury, dokument musi zostać wystawiony oraz otrzymany przez kontrahenta w dowolnym formacie elektronicznym pozwalającym na zachowanie przede wszystkim integralności treści i czytelności.